LA PARADOJA DE LA EFECTIVIDAD

Existen limitaciones, queramos o no. El objetivo no es derribarlas, si no trabajar para que nos limiten lo menos posible.

Yo he interiorizado esta paradoja haciéndola un poco más simplista y acercada a situaciones que, aunque quizás sean poco destacables, llevan implícitos planteamientos bastante recurrentes.

Cada día nos movemos más rápido, cada vez se exige más, cada vez se da menos tiempo. Todo en el momento, todo inmediato. El primero que llega, gana. El más rápido, gana. El que más hace, gana.

Los tiempos son cada vez más dilatados y curiosamente esa aceleración nos aleja del propio tiempo.

Iniciaré con dos expresiones que siempre me han resultado curiosas:

  • Cuatro ojos ven mejor que dos.
  • Dos cabezas piensan mejor que una.

PARADOJA DE LA EFECTIVIDAD PRODUCTIVA

Se puede explicar mediante una progresión matemática semejante a la de los ojos y las cabezas:

Si 2 operarios ejecutan una tarea en 60 minutos, 4 la ejecutarán en 30. Y 8 en 15, y así sucesivamente hasta tender a infinito, llegando a un punto donde en 1 segundo se ejecuta. Se ha mantenido la cantidad de recursos, pero se presupone que la calidad también.

Volviendo al caso de las 1000 sillas que mencionaba en el post Síndrome del Botón Rojo, la idea de que se podía hacer en 15 minutos, sobre el papel, no era errónea.

Cómicamente se podría incluso realizar en 2. Solo se necesitaba contratar a 500 operarios y en dos viajes ¡chin pum!

Aunque disparatado, he de reconocer que me hubiera encantado poder planificar una acción tan sobredimensionada y llevarla a cabo. Hubiera sido una mezcla entre jugar al Tetris, al Age of Empires y a los inolvidables Lemmings.

El detalle clave es que más recursos no implica más rapidez. Existe un punto de saturación donde el exceso de operarios ralentiza la ejecución.

TIP:

Hay que analizar bien las cantidades de mano de obra, los movimientos que han de realizar, los recorridos, los puntos de acceso, las dimensiones tanto de los elementos a manipular como de las zonas de paso, el peso a cargar, las herramientas o enseres necesarios para manipular los elementos, etc…

De haber muchos se llegarían a entorpecer entre ellos, apareciendo entonces los primeros síntomas de desorganización y caos: operarios caminando en círculos sin saber a donde ir, apartándose al estar en medio, moviendo cosas que ya han sido movidas, dejando cosas en puntos molestos, espacio desordenado, etc… Y esto suponiendo que el espacio permite la movilidad de todo el mundo.

Estos síntomas son difíciles, por no decir imposibles, de “curar” en el momento, y más con una cantidad de personal excesiva.

Y si encima el tiempo de ejecución es excesivamente ajustado, el margen de maniobra es nulo y el ostión está servido.

Esta teoría la represento gráficamente según la curva de la efectividad respecto a la cantidad de recursos implicados.

Gráfico levemente semejante al del límite de elasticidad de los materiales, donde llegado a un determinado punto, el material ya no vuelve a su forma inicial, quedando entonces deformado permanentemente. Destacando que sí continuamos ejerciendo un esfuerzo, dicho material entrará en rotura.

Curva de la efectividad tiempo-recursos.

La curva del caos pretende simbolizar ese momento en el cual la desorganización de descontrola y la eficiencia “desaparece”.

PARADOJA DE LA EFECTIVIDAD EXIGIDA

Supongamos que una tarea se ejecuta en 60 minutos con 2 operarios.

No sería descabellado hacerlo en 59 minutos. Es relativamente factible y no supondría un sobreesfuerzo destacable.

Progresivamente se está restando 1 minuto al tiempo de ejecución cada vez que surge la misma necesidad por lo que, siguiendo este patrón, pasadas las 59 ejecuciones se debería poder ejecutar en 1 minuto, destacando además que el margen de maniobra se va reduciendo igualmente

Algo ha fallado.

En el siguiente gráfico represento esa reducción de tiempo (u optimización) por cada vez que se ejecuta la acción. Añado una línea adicional que simboliza el tiempo de maniobra desde que debo finalizar la acción hasta que ésta ha de ser “entregada”.

Optimización lineal del tiempo

A menor tiempo de ejecución, más dilatado será el tiempo de entrega y por tanto, menos tiempo de maniobra se tendrá. No hay tiempo de ajustes y la calidad será la que haya permitido la velocidad de ejecución. Sea cual sea.

Esta paradoja guarda cierta relación con la Paradoja de Sorites o del montón de arena, de Eubúlides de Mileto, quien formula la siguiente pregunta:

¿Cuántos granos de arena forman un montón?

Imagen de Cesar Ramos on Unsplash

Está claro que uno o dos granos no forman un montón.

E igualmente está claro que un millón de granos sí lo forman, así como cien mil granos, o incluso mil.

Si vamos reduciendo la cantidad de granos, ¿donde paro para no quedarme sin montón?

Si volvemos a esa tarea, en 60 minutos se realiza, y sin problemas también en 59, pero es más que lógico que no se podrá hacer en 1 minuto.

Por tanto, ¿hasta donde se puede optimizar el tiempo de ejecución?

Aquí lo importante no está en encontrar esa cantidad de minutos mínima para ejecutar la tarea.

Lo esencial es dimensionar bien los tiempos, ser muy estrictos con el resultado obtenido, y no jugar con los granos de arena, ya que cada vez que tengamos que ejecutarlo, se exigirá hacerlo 1 minuto más rápido, olvidando (siempre) que la anterior vez ya se había ejecutado 1 minuto más rápido.

Así que el problema radica cuando el último tiempo de ejecución se convierte en una referencia para optimizar la ejecución.

Añadir más recursos (efectividad productiva) o ejecutar más rápido (efectividad exigida), son prácticas comunes y completamente factibles siempre y cuando se hayan dimensionado correctamente y se tengan en cuenta las siguientes situaciones:

  • Reducir el tiempo aumentando la velocidad incrementa a su vez la posibilidad de cometer errores, y en montajes puede implicar accidentes laborales o desperfectos y roturas en los elementos.
  • Aumentar los recursos aumenta la posibilidad de desorganización y caos.

TIP:

La planificación de tiempos debe adecuarse a las necesidades que el evento tenga marcadas, pero todo tiene su tiempo.

Se pueden realizar ajustes simplificando la producción o aumentando la cantidad de mano de obra, pero siempre habrá un mínimo que no puede reducirse por muchas exigencias que se reciban.

Y a este tiempo de ejecución recomiendo que siempre se le sume adicionalmente un margen de maniobra para imprevistos, al cual llamo “LOS 15 MINUTOS DE SILENCIO”.

Como me gusta ampliar las miras os recomiendo el post “Las dos caras de la eficiencia” de Jose Manuel Beas, donde nos aporta su visión de cómo mejorar la eficiencia en una transformación organizacional, tocando aspectos como SCRUM o KANBAN.

Y también la TEDx TALK de Niklas Modig sobre esta paradoja:


Imagen de portada de Gino Crescoli en Pixabay